11.05.03
maxx Archiv im Test
Am 30.01.2003 habe ich hier auf ein neues Programm hingewiesen, mit dem man PDF-Dateien archivieren und verwalten kann. Die Software maxx Archiv ist inzwischen erschienen und auch als Test-Version bei gotomaxx.com herunterladbar. Ich war natürlich neugierig und habe mir das Programm heute einmal näher angeschaut. Hier mein erster Eindruck:
maxx Archiv erstellt nach der Installation eine SQL-Datenbank mit drei Hauptordnern: Alle Ausdrucke, Favoriten und 2003 (das laufenden Jahr). Der letzte Ordner hat einen Unterordner Monate und darunter befinden sich dann die zwölf Ordner Januar bis Dezember. Eine weitere Strukturierung oder Ablage, beispielsweise nach Schlüsselwörtern, findet nicht statt. Alle vorhandenen Druckertreiber können optional dupliziert und mit der Archivfunktion versehen werden. Das bedeutet, dass man entweder wie gewohnt über den Druckertreiber A drucken kann und nichts zusätzlich passiert, oder man druckt stattdessen über den Druckertreiber A(Archiv) und parallel zu dem Ausdruck wird das Dokument als PDF gespeichert, volltextindiziert und in der Datenbank registriert. Man kann auch über Voreinstellungen (in den Druckereigenschaften) bestimmen, dass nur als PDF gespeichert wird oder man von Fall zu Fall entscheidet, ob der Druck mit oder ohne Papier erfolgen soll.
Eine Volltextsuche ist über ein einfaches oder erweitertes Suchformular möglich. Wer seine Daten unter Verschluß halten will, kann die Datenbank von maxx Archiv mit einem Passwort schützen.
Klingt unkompliziert und ist es auch. Gefallen hat mir ebenfalls die Option, die Datenbankgröße auf jeweils 700 MB zu begrenzen, damit man sie auf einer CD sichern kann. Allerdings sind auch andere Dateigrößen für die Datenbank zulässig. Ist eine Datenbank voll, wird automatisch eine neue erstellt und fortlaufend nummeriert.
Die erstellten PDFs kann man übrigens jederzeit öffnen, ausdrucken oder per Email verschicken. Wichtige Dokumente hat man über die Favoriten im Schnellzugriff. Das funktioniert aber nur bei einem geringen Umfang an Favoriten, weil man weder eigene Unterordner anlegen noch die Dateien irgendwie benennen kann; die Angaben der Datenbank sind zu wenig aussagekräftig.
Die Testversion von maxx Archiv hat eine nervende Animation im unteren Teil des Programmfensters; außerdem sind die erstellten PDF-Dateien mit einem Wasserzeichen versehen. Zum Ausprobieren reicht es trotzdem und hinterläßt bei mir einen guten Eindruck.
Die Download-Vollversion kostet 56,84 EUR. Wer auf Verpackung und Porto nicht verzichten will, zahlt 67,28 EUR zzgl. 8,20 EUR Versand.
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